이 아티클은 <신입 때 키운 기획력이 동기보다 5년 앞선 커리어를 만든다> 시리즈의 9화입니다. 


문서가 아무리 좋아도 중요한 발표나 보고 자리에서 버벅거리게 된다면 효과가 반감을 많이 유발한다. 커뮤니케이션이라는 것은 상대방과 통하고 공감해서 원하는 것을 얻는 것이어서 말, 글, 도식 등 어떤 다양한 도구를 사용해서라도 마음이 통하는 것이 제일 우선이다. 커뮤니케이션 능력은 기획력 일부분을 차지하고 있다고 보아도 무방하다.

스스로 말 잘한다고 하는 분들은 별로 없을 것이다. 대부분 남 앞에서 말하는 것을 걱정한다. 이 글에서는 발표나 보고에 도움이 되는 몇 가지 실전적인 노하우를 공유하고자 한다. 여기 제시된 팁들만 잘 활용해도 발표, 보고에 도움이 될 것이다.

ⓒ 셔터스톡

경우의 수 따져 보기

대부분 최종 보고나 발표를 할 때 고생하시는 것이 도대체 어떤 질문이 나올 것이고, 어떻게 대응할 것인가가 스트레스로 작용할 것이다. 보통 다음과 같은 대화들이 초보 기획자들에게는 많이 벌어진다.

팀원 : "팀장님 이렇게 하면 좋을 것 같은데요?“
팀장 : "이런 방식은 생각해봤나?“
팀원 : "아… 그 부분은 미처 생각을 못 해 봤습니다.“
팀장 : "다시 생각해 오게."

보통 상대방이 준비를 치밀하게 했구나, 안 했구나 하는 것을 판단할 때 질문에 대한 대응을 많이 살펴본다. 상사 입장에서는 여러 각도로 질문을 해 보게 되는데 이때 답변하는 수준이 잘 정리된 방안인지 살피는 척도가 된다.

보고서에 다양한 대안을 제시하려면 그러한 대안들을 도출하기 위한 경우의 수 분석작업이 필요하다. 즉, 보고 시 상사나 이해관계자들에게서 어떤 질문(또는 의견)이 나올 것인지에 대한 경우의 수를 분석해봐야만 실제로 그런 질문을 받았을 때 당황하지 않고 잘 답변해서 보고나 발표를 성공적으로 마무리할 수 있기 때문이다. 그렇지 않으면 보고 시 상사에게서 전혀 예상치 못한 질문을 받고 “아, 그 부분은 미처 생각해보지 못했습니다. 확인해서 다시 보고드리겠습니다”라고 하면서 보고를 마무리하지 못할 가능성이 크다. 게다가 이렇게 여러 차례 같은 보고를 반복하다가 결국에는 보고자의 애초 제안대로 일이 진행되는 경우가 많은데, 이런 경우 보고자 입장에서는 짜증이 올라오겠지만 결국 이것은 경우의 수 분석 과정을 건너뛴 보고자 스스로 초래한 상황임을 인식해야 할 것이다.

보고서에 여러 대안을 제시하기 위한 경우의 수 분석 방법은 다음과 같다.

• 우선 연습장 등에 보고하는 과정에서 나올 수 있는 경우의 수(예상 질문 등)를 적어본다.
• 만약 경우의 수가 6가지 정도 나왔다면 그것들과 함께 각각의 장단점을 고민해서 간략히 적어본다.
• 그중에서 가장 괜찮은 대안을 2~3개 정도로 간추려서 보고서에 반영하고, 나머지 대안들은 머릿속에 담아두었다가 보고 시 상사나 이해관계자가 그에 대해 질문하면 구두로 답변한다.

예를 들어 ‘신입사원 교육 방법’에 대한 보고서라면 다음과 같이 각 사안에 대한 몇 가지 경우의 수를 연습장 등에 적어본 후, 그중에서 가장 적절한 2~3가지 정도를 대안으로 선택하면 된다.

핵심은 장단점 분석이다. 필자는 실제 보고나 발표 시 다음과 같이 대응한다.

리더 : 제시된 1, 2, 3안도 괜찮은데 혹시 4안은 고민해 봤나?
보고자 : 본부장님! 4안도 고민해 봤는데 4안은 이런 장단점이 있어서 1, 2안이 괜찮을 것 같은데 어떠신지요?
리더 : 그래…음… 그럼 6안도 고민해 봤나?
보고자 : 네. 6안도 고민해 봤는데 이런 장단점이 있어서 1, 2안이 괜찮아 보이는데 어떠신지요?
리더 : 음… 그래… 그럼 1안으로 하지.

이런 상황이 몇 번 반복되면 상사들의 마음속에는 치밀하게 업무 한다는 생각이 들어 어느 순간부터 믿고 업무를 위임하게 된다. 몇 년 뒤에 가장 빨리 승진하는 이들이 바로 이런 사람이다. 그만큼 중요한 방법이니 명심하길 바란다.

요약보고문 만들기

대부분 실무자가 겪는 어려움이 바로 위의 팀장 같은 상사에게 보고할 때는 문서만 가지고 가면 상사가 먼저 이야기를 꺼내서 대화가 편하게 되는데, 한 단계 더 위의 상사에게 가면 먼저 설명해 보라고 할 때가 많다. 이럴 때는 A4 1/4, 또는 1/3 페이지 정도의 요약보고문을 만들어서 몇 차례 읽으며 숙지하고 보고에 들어가면 좋다. 초기 1분 정도만 잘 넘어가면 그다음에는 서로 대화하듯이 보고가 가능하므로 도입부만 약간 신경을 쓰시면 좋겠다.

필자는 보통 아래의 2가지 패턴을 활용한다. 다들 필요한 방향으로 정리해보길 바란다. 특히 차상위자 이상에게 보고할 때는 활용하면 큰 도움이 될 것이다.


※ 표준적인 요약보고문 안

1. 인사말
상무님 안녕하십니까? 이윤석입니다.

2. 보고의 개요
최근 자주 발생하고 있는 해킹에 의한 보안사고 개선방안에 대해 보고를 드리고자 합니다.

3. 대략적인 결론/대안
현장에서 원인을 분석해 보니 결론은 서버나 네트워크 쪽의 문제라기보다는 프로그램 오류로 벌어지는 경우가 많았습니다. 이를 해결하는 개선방안을 3가지 정도로 정리해보았습니다.

4. 설명할 순서
그럼 현황, 이슈, 개선방안 순서로 설명해 드리도록 하겠습니다. 4페이지를 봐 주시기 바랍니다.


두 번째 요약보고문은 앞의 장에서 소개한 내용인데 바로 결론부터 말하고 시작하는 방식이다.


※ 결론부터 제시하는 요약보고문 

사장님! 이번 조사 결과 서비스 장애가 일어나는 핵심적인 원인은 시스템 구조의 복잡성 때문인데, 이를 해결할 전문가가 현재 회사에 없습니다.

그래서 타겟 리쿠르팅을 통해서 우선 업계에서 경험이 풍부한 시스템 구조 전문가를 확보하는 것이 필요하고, 두 번째로 시스템 구조 개편 전까지는 장애 전파체계를 구축하여 장애 대응 시간을 최소화하는 것이 필요할 것 같습니다.

3페이지를 보시면 전체적인 현황과 대안을 종합적으로 정리해 놓았습니다.

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중간 보고의 기술

필자는 잽을 여러 번 날리는 방식의 보고 방법을 선호한다. 한 방에 큰 보고서를 딱 하고 제시하는 것이 아니라 중간중간에 지속해서 초안이나 상황을 보고하면서 상사나 이해관계자와 호흡해 가는 방식을 활용한다. 이는 중간 보고 또는 애자일(agile)한 업무처리 방식이라 할 수 있다. 애자일은 영어로 ‘날렵한’ ‘민첩한’ 등을 의미하는데 완벽한 사전분석, 세밀한 기획서 같은 형식적 절차를 줄이고, 공감대와 내용을 이해할 수 있는 수준으로 기획을 최소화하며, 프로토타입을 통해 지속적 피드백을 반영하여 점차 완성도를 높이는 것이 핵심적인 협업의 방식이지요. 요즘 같은 변화가 많은 시대에는 잘 먹히는 방식이다.

초보 기획자들에게 꼭 하고 싶은 말이 있다. 바로 너무 완벽하게 기획서를 만들려고 하지 말라는 것이다. 초안을 전체 주어진 시간의 1/2 이내에 빨리 뽑아서 이해관계자와 대화를 나누는 것이 더 훌륭한 기획의 방법이다. 드라마 속 주인공이 제출해야 하는 마지막 날 짠 하고 제시해서 다들 와 하는 것은 실전에서는 불가능하다. 소통하면서 함께 만들어 가는 것이 진짜 기획자이기 때문이다.

중간 보고 잘하는 방식은 다음과 같이 요약할 수 있다.

• 일의 진척도와 이슈에 대하여 주기적으로 보고한다.
• 상황이 급변했을 때는 긴급하게 보고한다.
• 지시가 이상할 경우는 일정 시점 고민한 후에 중간 보고를 하여 방향을 수정한다.
• 완성되지 않은 초안의 보고서를 ½ 시점 내에 보고하라

실전 발표 시 도움이 되는 몇 가지 팁

남들 앞에서 발표하는 것은 누구에게나 스트레스가 될 수 있다. 필자 역시 남들 앞에만 서면 떨리고 머릿속이 하얗게 변한 적이 많은데. 이럴 때 도움이 되는 몇 가지 팁이 있다.


3P 분석해 보기
프레젠테이션할 때 어려운 부분은 시간과 장소가 한정되어 있는데 그 안에 상대방에게 나의 메시지를 공감 시켜야 한다. 이럴 때 도움이 되는 것이 3P 분석이다. 3P는 내 이야기를 들어주는 청중(Person), 내가 프레젠테이션을 통해 얻길 원하는 목적 또는 목표(Purpose), 이야기하는 환경/공간(Place)을 말한다.

ⓒ 이윤석 


3P 분석을 하면 발표를 어떻게 준비해야 하는지 감을 잡을 수 있다. 3P 분석하는 방법은 아래와 같다.

• 청중(Person) : 내가 설득하려는 사람은 어떤 사람이고, 어떤 지식/경험하고 있으며, 무엇을 원하고 있는가?
• 목적/목표(Purpose) : 내가 할 프레젠테이션으로 이루고자 하는 것은 무엇이고, 주어진 시간 내에 어떤 목표를 달성하고 싶은가?
• 환경(Place) : 발표하는 장소는 어떠하며, 발표 장비나 환경은 어떠한가?

필자는 강의 요청이 오면 꼭 다음의 3P 분석을 시행한다.

• 청중 : 참가자들은 사전에 어떤 강의를 들었고, 연령대, 직급 등이 어떻게 되세요?
• 목적/목표 : 3시간 안에 이들에게 전달할 수 있는 것은 이 정도인데, 이 정도의 내용으로 좀 깊게 설명해 드리자.
• 환경 : 장소의 환경을 보니 PPT로 주로 설명하고, 각자 A4지 등으로 실습을 하게 하자.

간단한 듯하지만, 효과적인 발표에 도움이 되니 꼭 활용해 보길 바란다.


시나리오 쓰기
프레젠테이션 시 시나리오는 생명선이다. 손에 들고 있는 것만으로도 긴장을 풀어주고, 중간에 당황했을 때 바로 보면서 대처할 수 있다. 발표 경험이 적다면 꼭 시나리오를 써 보길 바란다. 핵심 팁은 A4 한 장이 발표 시간으로는 3분이라는 것이다. 만약 5분의 발표 시간이 주어졌다면 10P 글씨로 A4지 1장 반 정도를 준비하면 된다. 꼭 말씀드리고 싶은 것이 PPT 장수로는 발표 시간 조절이 안 된다는 것이다. 대부분 초과하거나 부족하다. 시나리오로 발표 시간을 조절하는 것이 가장 적절하다.

시나리오는 (1) 우선 파워포인트 문서의 헤드 메시지를 오려서 워드 문서에 붙이고 (2) 헤드 메시지 중간마다 강조할 포인트나 내용을 추가하면 쉽게 만들 수 있다. 이 시나리오가 PPT 문서보다 더 중요할 수 있다. 문서가 약간 부족해도 시나리오로 커버할 수도 있다는 점 꼭 기억하라.


아이컨택과 아에이오우 발성 연습
예전에 한 유명한 IT 회사의 제안/PM 전문가 강의를 들었던 적이 있다. 그분은 “아이컨택이 핵심이다. 나는 제안을 할 때 핵심 인물들에게 아이컨택을 하는데 발표하면서 3분 안에 그날 수주 여부를 느낄 수 있다”라고 말했다. 핵심 인물에게 아이컨택을 하며 발표 자료를 보기 위해 발표 화면으로 등을 돌리는 것을 최소화하고 전면을 보면서 이야기하는 것이 중요합니다.

ⓒ 셔터스톡


(아이컨택 하는 방법)

• 핵심 인물에게 눈을 맞추고 이야기해야 한다.
• 핵심 인물의 반응을 지속해서 살피면서 이야기해야 한다.
• 자신감 있고 신뢰감 있는 눈빛을 핵심 인물에게 전달해야 한다.
• 핵심 인물을 중심으로 주변 인물들에게 돌아가면서 눈을 맞추다가 다시 핵심 인물에게 눈을 맞춘다.
• 발표하다 보면 개인에 따라서 왼쪽 뒤쪽이나 오른쪽 뒤쪽으로 시선이 잘 안 갈 때가 많다. 이럴 때는 의식적으로라도 시선을 그쪽으로 주도록 주기적으로 노력해야 한다.

그 다음으로 중요한 것이 아에이오우 발성 연습이다. 필자의 어머니는 필자가 강의한다는 것을 지금도 신기해 하신다. 어린 시절에 말 발음이 안 좋아 어머니가 필자의 말을 잘 알아 듣지 못했기 때문이다. 군대에서도 당직을 서고 새벽에 일어나 병사 수백 명이 모인 구령대에서 “뒤로~돌아!”라고 해야 하는데 혀가 짧아 “뒤도 도다!”라고 몇 번 했다가 망신 당한 적이 있어서 개인적으로도 발음은 트라우마 같은 것이었다.

필자는 이를 운전하면서 “아~에~이~오~우~”를 해 보는 것으로 고쳐 나갔다. 노래할 때 같이 하는 것이 아니라 음 높낮이는 없고, 그냥 입을 좌우상하로 크게 벌리며 발음을 해 보는 방식이다. 몇 년 했더니 입 주변에 근육도 붙고 습관도 좋아져 발음이 크게 향상이 됐다.
대부분 사람들은 누구나 긴장을 하면 입이 굳는다. 실제 발표 때도 이 “아~에~이~오~우~”가 많은 도움이 된다. 입 운동을 하다가 무대에 오르면 70% 정도의 속도로 말을 하다가, 자연스럽게 원래 속도대로 말을 하면 긴장 안 하고 성공할 가능성이 크다.


(아에이오우 발성 연습 방법)

• 무대 아래에서 “아에이오우”를 하면서 입 운동을 반복하여 입을 푼다.
• 무대에 오르면 입을 되도록 크게 크게 움직이고 벌리며 평소 말 속도의 70% 속도로 이야기한다.
• 아이컨택과 발표내용에 청중의 집중이 일정부분 되면 평소 속도대로 발표한다.
• 인사하는 방법

취업 준비를 할 때 면접실 문고리 잡고 인사하지 말라고 배웠을 것이다. 이와 비슷하게 첫인사/자기소개를 잘하는 것도 중요하다. 조직명이 긴 경우는 인사하면서 자기소개를 연결하면 박수를 제대로 못 받는 경우를 많이 봤다. 이런 식이다.

“안녕하세요. 저는 OO 기관 OO 산하 OO 조직에서 OO 업무를 담당하는 OOO입니다.”

이렇게 하면 청중들이 언제 손뼉을 쳐야 할지 몰라서 우물쭈물 손뼉을 안 치고, 발표가 시작되는 경우가 많다. 이왕 발표하는 것인데 박수 제대로 받고 발표해야 신도 나고, 발표도 잘 될 수 있다. 따라서 먼저 인사를 제대로 하고 박수를 받은 뒤, 자기소개를 하면 1) 박수 타이밍도 맞고 2) 흐름도 자연스럽게 이어갈 수 있다.

“인사드리겠습니다!” (머리 숙여 인사를 천천히 한다) (박수를 받은 뒤 주위를 돌아보며) “저는 OO 기관, OO 조직에서 OO 역할을 맡고 있는 OOO입니다.”

이렇게 하면 상당히 여유 있어 보이고, 박수도 제대로 받았기 때문에 긴장도 덜 된다. 이 상태에서 아이컨택하면서 입 크게 벌리고 천천히 말하며 자연스럽게 발표를 시작하면 그날 발표는 거의 성공할 것이다. 참 쉽지 않은가?



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글ㅣ이윤석 GS ITM 인사실 상무
이윤석 상무는 다양한 조직을 성장시키는 Value Creator이자 HR전문가이다. 리더십, 공통역량 분야 13권의 책을 출간했으며 현재 IMM인베스트먼트 Value Creator로 GS ITM을 성장시키는데 기여하고 있다.