업무 메일 깔끔하게 보내고 싶다면
업무 메일 깔끔하게 보내고 싶다면
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이 아티클은 <갓생하는 일잘러 되기> 시리즈의 3화입니다.
주니어가 커리어를 시작했을 때 겪는 업무적 어려움이 있어요. 그중 하나는 ‘업무 메일'이에요. 대학교에서 과제 제출 외에는 메일을 활용한 커뮤니케이션 경험이 적은 주니어들은 특히 더 그래요. 아보카도 팀 또한 비슷한 경험을 했어요. 메일을 보낼 때마다 포털사이트에 검색해 보고, 시니어에게 물어보곤 했어요. 그때 들었던 생각은 “업무 메일 템플릿을 모아 둔 사이트가 있으면 좋겠다.” 였어요. 이제 막 커리어를 시작하는 주니어들은 저희가 겪었던 시행착오를 겪지 않았으면 하는 마음에서 사이트를 기획했어요. 주니어가 체감하는 보내기 어려운 메일 유형 몇 가지를 소개하고 모범 작성 답안을 제시해 볼게요.
주니어가 커리어를 시작했을 때 겪는 업무적 어려움이 있어요. 그중 하나는 ‘업무 메일'이에요. 대학교에서 과제 제출 외에는 메일을 활용한 커뮤니케이션 경험이 적은 주니어들은 특히 더 그래요. 아보카도 팀 또한 비슷한 경험을 했어요. 메일을 보낼 때마다 포털사이트에 검색해 보고, 시니어에게 물어보곤 했어요. 그때 들었던 생각은 “업무 메일 템플릿을 모아 둔 사이트가 있으면 좋겠다.” 였어요. 이제 막 커리어를 시작하는 주니어들은 저희가 겪었던 시행착오를 겪지 않았으면 하는 마음에서 사이트를 기획했어요. 주니어가 체감하는 보내기 어려운 메일 유형 몇 가지를 소개하고 모범 작성 답안을 제시해 볼게요.
ⓒ 셔터스톡
복도 씨, 요청 메일 좀 보내줘
요청 메일을 보낼 때 메일을 썼다 지우기를 반복한 경험, 다들 있으시죠? 특히 상급자에게 보내는 경우 더 조심스러운데요. 요청 메일 관련한 모범 작성 답안을 제시해 볼게요.
1) 자료 제출 요청(독촉)
안녕하세요. 원희두 과장님,
인사팀 안복도 사원입니다.
→ 서로 누군지 잘 알고 있는 사람이지만 메일을 보낼 때는 소속, 이름, 직급을 명확히 밝히는 것이 좋아요.
요즘 채용 시즌으로 쉴 틈 없이 바쁘시죠? 다름이 아니라, A 자료 제출 건으로 연락드렸습니다.
마감일이 8월 11일(목) 이었는데 따로 연락이 없으셔서 기다리다 연락드립니다.
→ 간단한 인사말과 메일을 보낸 목적을 본문 서두에 밝히는 것이 좋아요.
저번 회의를 통해 마감일을 8월 11일(목)로 수정했었는데 아시다시피 프로젝트 마감일이 얼마 남지 않은 상황이라, 늦어도 자료가 8월 11일(목)까지 준비되지 않으면 일정 전체에 차질이 생기는 상황입니다. 일정을 더 미뤄드릴 수가 없어 어쩔 수 없이 연락 재차 드리게 되었습니다. 많이 바쁘시겠지만, 내일(8월 12일, 금) 오전 10시까지는 제출 부탁드립니다.
→ 제출을 요청할 때는 정확한 마감을 지정해주는 것이 좋아요.
감사합니다.
인사팀 안복도 드림
→ 메일 마지막엔 감사 인사와 메일을 보낸 사람을 한 번 더 밝히는 게 좋아요.
2) 미팅 관련 일정 확인 요청
안녕하세요. 김이수 대리님,
브랜드 커뮤니케이션팀 안복도 사원입니다.
현재 진행하고 있는 B 캠페인 관련해 내부 미팅 요청드립니다.
본 미팅을 통해 B 캠페인의 홍보 방안과 일정에 대해 논의하고자 합니다.
→ 미팅이나 회의에 대해 요청 할 때는 목적을 밝히는 것이 좋아요.
8/11(목) 오전 10:00~12:00, 8/12(금) 오후 14:00~16:00 중 가능한 시간 전달해 주시면, 회의실 예약 후 다시 연락드리겠습니다. 추가적으로 저희 팀에서는 원희두 과장님과 제가 참석할 예정입니다. 마케팅팀 참석 인원도 일정과 함께 확인 주시면 감사하겠습니다.
→ 참석자를 미리 공지해주면 상대방 입장에서는 참석자를 정하기가 한결 편해요.
감사합니다.
안복도 드림
복도 씨, 요청 메일 좀 보내줘
요청 메일을 보낼 때 메일을 썼다 지우기를 반복한 경험, 다들 있으시죠? 특히 상급자에게 보내는 경우 더 조심스러운데요. 요청 메일 관련한 모범 작성 답안을 제시해 볼게요.
1) 자료 제출 요청(독촉)
안녕하세요. 원희두 과장님,
인사팀 안복도 사원입니다.
→ 서로 누군지 잘 알고 있는 사람이지만 메일을 보낼 때는 소속, 이름, 직급을 명확히 밝히는 것이 좋아요.
요즘 채용 시즌으로 쉴 틈 없이 바쁘시죠? 다름이 아니라, A 자료 제출 건으로 연락드렸습니다.
마감일이 8월 11일(목) 이었는데 따로 연락이 없으셔서 기다리다 연락드립니다.
→ 간단한 인사말과 메일을 보낸 목적을 본문 서두에 밝히는 것이 좋아요.
저번 회의를 통해 마감일을 8월 11일(목)로 수정했었는데 아시다시피 프로젝트 마감일이 얼마 남지 않은 상황이라, 늦어도 자료가 8월 11일(목)까지 준비되지 않으면 일정 전체에 차질이 생기는 상황입니다. 일정을 더 미뤄드릴 수가 없어 어쩔 수 없이 연락 재차 드리게 되었습니다. 많이 바쁘시겠지만, 내일(8월 12일, 금) 오전 10시까지는 제출 부탁드립니다.
→ 제출을 요청할 때는 정확한 마감을 지정해주는 것이 좋아요.
감사합니다.
인사팀 안복도 드림
→ 메일 마지막엔 감사 인사와 메일을 보낸 사람을 한 번 더 밝히는 게 좋아요.
2) 미팅 관련 일정 확인 요청
안녕하세요. 김이수 대리님,
브랜드 커뮤니케이션팀 안복도 사원입니다.
현재 진행하고 있는 B 캠페인 관련해 내부 미팅 요청드립니다.
본 미팅을 통해 B 캠페인의 홍보 방안과 일정에 대해 논의하고자 합니다.
→ 미팅이나 회의에 대해 요청 할 때는 목적을 밝히는 것이 좋아요.
8/11(목) 오전 10:00~12:00, 8/12(금) 오후 14:00~16:00 중 가능한 시간 전달해 주시면, 회의실 예약 후 다시 연락드리겠습니다. 추가적으로 저희 팀에서는 원희두 과장님과 제가 참석할 예정입니다. 마케팅팀 참석 인원도 일정과 함께 확인 주시면 감사하겠습니다.
→ 참석자를 미리 공지해주면 상대방 입장에서는 참석자를 정하기가 한결 편해요.
감사합니다.
안복도 드림
ⓒ 아보카도
사과 메일을 보내야 하는 복도 씨
업무 미숙이나 실수로 인해 누군가에게 사과해야 할 경우가 종종 있어요. 큰 실수를 했을 경우는 사과 메일 한 통으로 해결되지 않겠지만, 업무 적응의 단계에서 생기는 실수는 메일 한 통으로 눈감아주는 경우가 많아요. 다음은 사과 메일 관련한 모범 작성 답안을 제시해 볼게요.
1) 보고서 지연 제출
부장님 안녕하세요.
개발팀 안복도 사원입니다.
늦은 시간 메일 송신 양해 부탁드립니다.
→ 업무 시간 외 요청받지 않은 메일을 보낼 때는 양해를 구하는 것이 좋아요.
어제까지 보고서를 작성해 메일 송부드려야 했었으나 팀 내부적으로 갑작스러운 이슈가 발생해 기한 내 송부드리지 못했습니다. 퇴근 후 작성을 위해 노트북을 가져왔으나 외부 업체의 급한 요청을 처리하느라 보고서 작성에 차질이 생겼습니다. 일전에 고지주신 기한을 준수하지 못해 정말 송구합니다. 향후 업무에 있어 기한 준수될 수 있도록 노력하겠습니다.
→ 본문에는 사과의 이유와 원인을 명확히 밝히는 것이 좋아요.
보고서는 오늘 오후 13시까지 송부드리겠습니다.
→ 후속 조치 및 대안은 반드시 필요해요.
다시 한번 기한을 준수하지 못해 정말 죄송합니다.
안복도 드림
2) 천재지변으로 인한 지각
부장님 안녕하세요.
경영 1팀 안복도입니다.
서둘러 말씀드릴 일이 있어 메일을 올립니다.
오늘 오전 9시부터 A 업체와 업무 협약 미팅이 있었는데 본의 아니게 지각하고 말았습니다. 약속 시간에 30분 먼저 도착할 수 있도록 출발했지만, 폭우로 도로가 통제되어 길이 많이 막혀 결국 약속 시간에서 10분을 늦었습니다.
소중한 협의였기에 미리 도착해 준비했어야 했는데 그렇지 못한 점 깊이 반성하고 있습니다. 이번 건의 상대측 담당자 김희선 대리님께는 협의 전후에 사과를 드렸고 사정을 잘 이해해 주셨습니다.
→ 외부 업체와 관련된 사항이라면 외부 업체의 리액션도 반드시 함께 보고해야 해요.
향후에는 기상 상황을 미리 확인해 중요한 자리에 있어서는 충분한 준비 시간을 갖고 출발하겠습니다. 팀과 회사에 폐를 끼치지는 않았을까 걱정이 되며 나무랄 일이 있다면 겸허한 마음으로 받겠습니다. 경위서나 기타 징계를 받아야 한다면 그렇게 하겠습니다.
다시 한번 죄송하다는 말씀드립니다.
경영 1팀 안복도 올림
사과 메일을 보내야 하는 복도 씨
업무 미숙이나 실수로 인해 누군가에게 사과해야 할 경우가 종종 있어요. 큰 실수를 했을 경우는 사과 메일 한 통으로 해결되지 않겠지만, 업무 적응의 단계에서 생기는 실수는 메일 한 통으로 눈감아주는 경우가 많아요. 다음은 사과 메일 관련한 모범 작성 답안을 제시해 볼게요.
1) 보고서 지연 제출
부장님 안녕하세요.
개발팀 안복도 사원입니다.
늦은 시간 메일 송신 양해 부탁드립니다.
→ 업무 시간 외 요청받지 않은 메일을 보낼 때는 양해를 구하는 것이 좋아요.
어제까지 보고서를 작성해 메일 송부드려야 했었으나 팀 내부적으로 갑작스러운 이슈가 발생해 기한 내 송부드리지 못했습니다. 퇴근 후 작성을 위해 노트북을 가져왔으나 외부 업체의 급한 요청을 처리하느라 보고서 작성에 차질이 생겼습니다. 일전에 고지주신 기한을 준수하지 못해 정말 송구합니다. 향후 업무에 있어 기한 준수될 수 있도록 노력하겠습니다.
→ 본문에는 사과의 이유와 원인을 명확히 밝히는 것이 좋아요.
보고서는 오늘 오후 13시까지 송부드리겠습니다.
→ 후속 조치 및 대안은 반드시 필요해요.
다시 한번 기한을 준수하지 못해 정말 죄송합니다.
안복도 드림
2) 천재지변으로 인한 지각
부장님 안녕하세요.
경영 1팀 안복도입니다.
서둘러 말씀드릴 일이 있어 메일을 올립니다.
오늘 오전 9시부터 A 업체와 업무 협약 미팅이 있었는데 본의 아니게 지각하고 말았습니다. 약속 시간에 30분 먼저 도착할 수 있도록 출발했지만, 폭우로 도로가 통제되어 길이 많이 막혀 결국 약속 시간에서 10분을 늦었습니다.
소중한 협의였기에 미리 도착해 준비했어야 했는데 그렇지 못한 점 깊이 반성하고 있습니다. 이번 건의 상대측 담당자 김희선 대리님께는 협의 전후에 사과를 드렸고 사정을 잘 이해해 주셨습니다.
→ 외부 업체와 관련된 사항이라면 외부 업체의 리액션도 반드시 함께 보고해야 해요.
향후에는 기상 상황을 미리 확인해 중요한 자리에 있어서는 충분한 준비 시간을 갖고 출발하겠습니다. 팀과 회사에 폐를 끼치지는 않았을까 걱정이 되며 나무랄 일이 있다면 겸허한 마음으로 받겠습니다. 경위서나 기타 징계를 받아야 한다면 그렇게 하겠습니다.
다시 한번 죄송하다는 말씀드립니다.
경영 1팀 안복도 올림
ⓒ 셔터스톡
아보카도라면 문의와 답변은 이렇게
직장을 다니다 보면 가장 많이 보내는 메일의 한 종류가 문의 및 답변이에요. 마지막으로는 이와 관련한 모범 작성 답안을 제시해 볼게요.
1) 세부 사항 문의
안녕하세요.
경영지원팀의 안복도입니다.
결재를 위한 기안 작성 중에 확인하고 싶은 사항이 몇 가지 있습니다. 현재 경영지원팀에서 컨설팅 목적으로 계약을 추진 중입니다. 다만, 하기와 같이 사전에 체크할 사항이 있어 메일 드립니다.
1. 본 계약의 경우 착수금이 계약일로부터 7일 이내에 입금되어야 하는 상황입니다. 이런 경우 회사 내규와 상충되는 부분이 없는지 여쭤봅니다.
2. 내규와 상충이 된다면 며칠 안에 입금이 가능하지도 여쭤봅니다.
→ 문의 사항이 여러 개일 때는 번호를 매겨가며 질문을 하는 것이 좋아요.
위 문의 사항과 관련해 세금계산서와 계약서를 첨부해 드리오니 내용 확인하시고 답신 부탁드립니다.
감사합니다.
안복도 드림
2) 문의 사항에 대한 답변
안녕하세요. 이익준 팀장님,
안복도입니다.
문의하신 사항에 대한 답변드립니다.
1. A 관련 문의
A의 경우, 저희 담당자의 착오로 인해 일부 고객님의 신청서가 누락된 것 같습니다. 해당 부분 확인 후 곧바로 매뉴얼에 따라 후속 조치 완료했습니다.
2. B 관련 문의
B의 이용 방법은 내부망 접속 후 메인 페이지 우측 상단의 ‘신청’ 메뉴를 통해 이용해 주시면 됩니다. (이해를 돕기 위한 사진 첨부)
→ 문의 사항을 답변할 때는 상대가 물어본 내용과 답변을 번호로 나열해서 답변해 주는 것이 명확해요.
→ 또한, 이해를 돕기 위한 첨부 자료를 첨부하면 추가적인 문의를 방지할 수 있어요.
이외 추가적인 문의 사항이 있으시면 언제든지 연락 주시기 바랍니다.
감사합니다.
안복도 드림
▶ 아보카도에서 더 많은 메일 템플릿 보기 · <갓생하는 일잘러 되기> 시리즈 보러 가기
글ㅣ제임스
어려운 것을 쉽게, 지루한 것을 재밌게 만들고 싶습니다.
발행일 2022.08.29
아보카도라면 문의와 답변은 이렇게
직장을 다니다 보면 가장 많이 보내는 메일의 한 종류가 문의 및 답변이에요. 마지막으로는 이와 관련한 모범 작성 답안을 제시해 볼게요.
1) 세부 사항 문의
안녕하세요.
경영지원팀의 안복도입니다.
결재를 위한 기안 작성 중에 확인하고 싶은 사항이 몇 가지 있습니다. 현재 경영지원팀에서 컨설팅 목적으로 계약을 추진 중입니다. 다만, 하기와 같이 사전에 체크할 사항이 있어 메일 드립니다.
1. 본 계약의 경우 착수금이 계약일로부터 7일 이내에 입금되어야 하는 상황입니다. 이런 경우 회사 내규와 상충되는 부분이 없는지 여쭤봅니다.
2. 내규와 상충이 된다면 며칠 안에 입금이 가능하지도 여쭤봅니다.
→ 문의 사항이 여러 개일 때는 번호를 매겨가며 질문을 하는 것이 좋아요.
위 문의 사항과 관련해 세금계산서와 계약서를 첨부해 드리오니 내용 확인하시고 답신 부탁드립니다.
감사합니다.
안복도 드림
2) 문의 사항에 대한 답변
안녕하세요. 이익준 팀장님,
안복도입니다.
문의하신 사항에 대한 답변드립니다.
1. A 관련 문의
A의 경우, 저희 담당자의 착오로 인해 일부 고객님의 신청서가 누락된 것 같습니다. 해당 부분 확인 후 곧바로 매뉴얼에 따라 후속 조치 완료했습니다.
2. B 관련 문의
B의 이용 방법은 내부망 접속 후 메인 페이지 우측 상단의 ‘신청’ 메뉴를 통해 이용해 주시면 됩니다. (이해를 돕기 위한 사진 첨부)
→ 문의 사항을 답변할 때는 상대가 물어본 내용과 답변을 번호로 나열해서 답변해 주는 것이 명확해요.
→ 또한, 이해를 돕기 위한 첨부 자료를 첨부하면 추가적인 문의를 방지할 수 있어요.
이외 추가적인 문의 사항이 있으시면 언제든지 연락 주시기 바랍니다.
감사합니다.
안복도 드림
지금까지 주니어들이 어려움을 겪는 메일 유형과 모범 답안을 이야기해 보았습니다. 메일을 보내는 것에 정답은 없지만, 더 좋은 메일은 분명히 존재해요. 상대가 명료하게 이해할 수 있는 메일, 좋은 인상을 주는 메일 등 말이에요. 아보카도 메일에 있는 템플릿을 그대로 써도 되고 나에게 맞게 변형해서 사용해도 충분히 좋은 메일이 될 수 있을 거예요. 아보카도 메일은 꾸준히 더 좋은 메일을 업데이트하고 있어요, 자주 이용해 주세요!
▶ 아보카도에서 더 많은 메일 템플릿 보기 · <갓생하는 일잘러 되기> 시리즈 보러 가기
글ㅣ제임스
어려운 것을 쉽게, 지루한 것을 재밌게 만들고 싶습니다.
발행일 2022.08.29