회의 콤플렉스, 저만 가지고 있나요? 

내가 진행하면 ‘딱딱한' 회의

“지난달, 저는 타 부서와 새로운 협업 관계를 구축하는 위원회 회의에서 리드 역할을 맡았습니다. 시작을 잘 해야 그다음 단계의 진행 또한 잘 될 것 같아, 킥오프 미팅을 열심히 준비했죠. 안건을 세심하게 준비했기에 관계자분들의 시간을 아낄 수 있었고, 중요한 안건을 모두 정해진 시간 내에 논의할 수 있어서 좋은 회의라고 생각했습니다. 하지만 대다수 참가자분께서 회의가 너무 딱딱했다고 피드백을 주시더군요. 다음 회의가 이제 3일 남았는데, 어떻게 회의를 진행해야 할지 답이 안 나와서 밤에 잠이 안 와요.”  

회의 목적에 숨겨진 두 마리 토끼 잡기

효과적인 회의에는 기승전결이 있습니다.

1. 개회 (환영, 회의 목적 설정 + 사람들의 라포르 형성)
2. 회의 안건의 현재 실황 논의
3. 다음 단계 설정 (미래 목표와 계획 설정)
4. 결정 및 역할 설정
5. 마무리
   

당신을 회의 라이징 스타로 만들어줄 
'회의 문 열고 닫기'

• 1. 따뜻한 환영: 회의 주최자가 회의 참가자들의 시간과 기여하려는 노력에 감사하고 따뜻하게 인사하며 회의를 엽니다. 
• 2. 확실한 회의 목적 설정:  “왜 우리가 이곳에 모였는가?”에 대한 이유를 확실하게 정립하는 단계입니다. 확실한 목적지가 생기면 함께 노 저어가기가 더 쉬워지듯이, 확연한 목표 설정은 참가자들이 올바른 기대와 준비 자세를 갖출 수 있도록 도와줍니다.
• 3. 참가자들의 라포르 형성: 참가자들이 일과 관련된 논의를 시작하기 전에 서로 더 잘 알아갈 수 있는 시간을 만들어 놓습니다. 간단한 질문을 통해 서로의 업무 성향을 알아간다거나, 좋아하는 음식들, 혹은 감명 깊게 본 영화 등 간단한 질문과 아이스브레이킹을 통해 친밀감이 형성될 때, 참가자들 내에서 관계성이 발달하기 시작합니다.
  

• 1. 마무리 시간 확보: 회의 마무리를 위해 5분에서 10분 정도의 시간을 확보하세요. (효율적인 회의 진행을 위해서 먼저 회의 구조를 디자인하고, 논의 당 시간 분배를 먼저 하시길 권장합니다.) 논의가 진행되고 있다면 중간에 회의를 곧 마무리할 것이라는 의도를 공유한 뒤, 논의의 요점을 정리합니다.
• 2. 회의의 요점 정리: 회의 목적에 부합해 논의한 안건과 결정 사항에는 어떤 것들이 있었는지 요점을 정리합니다. 만약 마무리되지 않은 논의가 있다면, 추가적 의견을 구한 뒤 어떤 사람이 의견을 수렴하고 다음 단계를 실행할지 확실히 정합니다
• 3. 체크아웃: 주최자의 지도에 따라 회의 참가자들의 소감 혹은 회의를 통해 얻어 가는 인사이트들을 아주 짧게 한 문장으로 나누는 시간을 갖습니다. 이를 체크 아웃(Check-Out) 이라고 하는데요. 사람들이 공유하는 소감 혹은 인사이트들을 통해 전반적인 회의의 경험에 대해 경청해 볼 수 있고, 이 피드백을 바탕으로 다음 회의를 더 효과적으로 디자인할 수 있는 지표를 얻게 됩니다. 
• 4. 다음 회의 공지: 다음 회의에서 논의될 사항이 준비됐다면 간략하게 공유한 뒤, 참가자들의 참석에 감사함을 표현하며 회의를 마칩니다. 
  

당신의 회의에는 어떤 기승전결이 있나요?

<아티클 요약>

• 회의의 목적, 안건, 참가자, 그리고 환경에 따라 회의 주도 방식은 역동적으로 변화됩니다. 회의를 어떻게 해야 효과적으로 진행할 수 있을까요?
  
• 회의는 일 처리를 위해 주최되고, 그 일을 이루어내는 중심에는 사람들이 있습니다. 사람들은 관계성을 바탕으로 협업하며 성과를 내죠. 일 처리와 관계라는 두 마리 토끼를 동시에 잡아야 합니다.
  
• 긴장되고 초조하게만 느껴졌던 회의 진행을 회의의 ‘열고 닫기 기법’과 함께 기승전결 있는 효과적인 회의로 재탄생시켜 보세요.