일터의 기술ㅣ효과적 의사 결정을 보장하는 회의 준비 3가지

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“강 팀장님, 저희 팀에서 결정하고 승인받았던 캠페인 프로젝트의 진행이 취소되었다는데 얘기 들으셨나요?”

화요일 아침, 스크린에 뜬 팀원의 메시지에 강 팀장은 당황합니다. 언제 이런 결정이 나게 되었는지 자신도 오리무중이기 때문이죠. 당황한 강 팀장은 바로 자신의 상사인 박 이사에게 연락합니다. 이내 강 팀장은 박 이사로부터 일의 자초지종을 듣게 됩니다. 임원 회의에서 예산안 감축이 결정되어 캠페인 프로젝트 진행이 무산되었다는 것이죠.

하지만 강 팀장은 납득하기가 어려웠습니다. 전에도 이런 일이 있었고, 이번에는 프로젝트 취소를 막기 위해 예산이 넉넉한지 수차례 재확인한 뒤 프로젝트 기획을 시작했기 때문이죠. 모든 팀원이 땀 흘려가며 기획한 프로젝트인데 이렇게 물거품으로 돌아가다니 강 팀장은 허망함을 감출 수가 없었습니다. 또 이 사실을 자신과 상의하지 않고 임원 회의에서 결정해버린 박 이사에게도 무척 서운한 마음이 들었고요. 본인에게 예산 감축의 가능성이 있다고 미리 언질이라도 해주었다면 그에 맞춰 미리 팀원들을 준비시킬 수 있었을 텐데 말이죠. 강 팀장과 같은 상황, 혹시 경험해 보신 적 있으신가요?

이번에도 번복,

결정 그만 할게요.

조직 내 의사 결정은 풀리지 않는 수수께끼와도 같습니다. 언뜻 보기에는 어려워 보이지 않지만 생각보다 복잡하고, 정해진 답이 없죠. 게다가 의사 결정은 많은 사람에게 영향을 주는 일이기에 업무 사항에서 무게감이 더 중대하게 느껴지는 일이기도 합니다. 이렇게 중요하고도 어려운 의사결정, 우리는 어떻게 효과적으로 처리할 수 있을까요?

의사 결정 과정에서 챙겨야 할 2가지:

‘명확성’과 ‘투명성’

조직 내 의사결정이 어렵고 복잡해지는 데에는 두 가지 요인이 있습니다.

첫 번째, 어떤 사안에 대해 의사 결정을 하는지가 명확하지 않은 경우입니다. 결정 사항이 미리 공지되어 결정이 되는 경우도 있으나 어떠한 결정들은 사전 준비 없이, 업무 회의를 할 때 자연스럽게 만들어지는 경우도 있죠. 이렇게 준비가 되지 않은 채 의사 결정이 될 시, 확실한 제안 자체가 확립되지 않은 채 결정이 이루어지는 경우가 발생하기도 합니다. 그렇게 되면 무엇을 제안으로 논의하여 결정하게 되었는지 불분명해져 관계자들의 혼란을 야기할 수 있습니다.

두 번째로, ‘회의 후 결정 사항이 얼마나 투명하게 소통되느냐’입니다. 의사 결정이 되었음에도, 그 결정에 영향을 받는 관계자들에게 결정된 사안이 잘 전달되지 않는다면 그 진행에 차질을 빚을 수 있습니다.

이렇듯 ‘명확성’과 ‘투명성’은 의사 결정을 진행할 때 항상 고려해야 할 중요한 사안입니다. 그렇다면 어떻게 명확한 의사 결정 과정을 진행하고, 결정된 사안을 투명하게 소통할 수 있을까요? 그 해답은 바로 의사 결정 회의 전, 어떠한 준비를 하느냐에 달려있습니다.

효율적 의사 결정 회의 준비,

3가지 질문으로 시작!

똑똑하게 의사 결정 회의를 준비하기 위해, 회의 기획자들은 세 가지 질문을 해볼 수 있습니다.

첫 번째 질문은, ‘최종 의사 결정권자가 누구인가?’입니다.
강 팀장의 경우처럼 팀 내에서 결정된 사안이 상사에 의해 번복되는 경험을 해보신 적 있나요? 그런 상황이 발생하는 이유는 최종 의사 결정자가 의사 결정 과정에 포함되지 않았기 때문입니다. 최종 결정자가 포함되지 않은 의사 결정은 또 다른 ‘제안’이지 완결된 결정이 아닙니다.

그렇기에 의사 결정 과정을 거치기 전에 가장 명확하게 해야 할 부분은 최종 의사 결정권자가 누구인가에 대한 답입니다. 최종 결정권자가 확실하지 않을 때에는 먼저 최종 결정권자가 누가 될 지를 설정 혹은 승인을 받은 뒤 의사 결정 회의를 진행해야 합니다.

두 번째 질문은, ‘결정을 위해 논의해야 할 구체적 제안이 무엇인가?’입니다.
무엇을 놓고 의사 결정을 하는지 도저히 모르겠는 회의에 참여해보신 적이 있나요? 확실한 제안 없이 시작하는 의사 결정은 무엇을 기반으로 의사 결정을 하는지, 무슨 결정을 했는지조차 잘 알 수 없는 곤란한 상황을 만듭니다.

예를 들어, 다음 분기 마케팅 예산을 늘릴 것인가 늘리지 않을 것인가에 관한 결정을 한다고 생각해보죠. 이 주제에 대해 명확한 제안이 없을 시, 의사 결정 회의는 ‘예산을 늘리자’라는 쪽과 ‘예산을 줄이자자’ 아니면 ‘그대로 두자' 라는 세가지 의견으로 나뉘어서 토론하다가 끝나게 될 가능성이 높습니다.

더 효율적인 의사 결정을 하기 위해서는 구체적인 제안이 필요합니다. 예를 들어, ‘다음 분기 마케팅 예산을 20% 증가시킨다’를 의사 결정 제안으로 놓는 것입니다. 이렇게 명확한 제안이 제시될 시에, 의사 결정 참여자들은 제안에 대한 의견을 조금 더 수월하게 낼 수 있습니다. 또한, 참여자들은 제안에 대한 추가적 질문과 대안을 제시할 수 있기 때문에, 다양한 아이디어를 통해 양질의 의사 결정을 할 수 있게 되죠.

마지막 질문은, “이해관계자들을 결정 과정 내에 어떻게 참여시켜야 하는가?”입니다.
일터에서는 한 팀에서 이루어지는 결정들이 다른 부서에도 유기적인 영향을 끼칩니다. 그렇기에 각각의 이해 관계자들이 결정권에 미치는 영향력을 미리 파악한 뒤, 그들을 적절하게 의사 결정 과정에 참여시켜야 합니다. 이러한 방법은 결정 사항의 투명성을 높이고 참여 정도를 명확하게 설정할 수 있도록 도와주어, 이해 관계자들의 영향력에 의해 결정이 추후 번복되는 일을 방지할 수 있게 해줍니다.

<이해 관계자 의사 결정 참여도 매트릭스>

이해 관계자 의사 결정 참여도 매트릭스 (출처: 글로리아 송 / 제작: 원티드)

상위의 도표처럼 이해 관계자들이 결정권에 행사하는 영향력 정도, 그리고 결정 사항이 이해 관계자들에게 미치는 영향력의 정도를 측정하여 그들의 의사 결정 참여도를 정리한 뒤, 적절한 참여를 유도할 수 있습니다.

더 빨리 가기 위해 속도를 늦추는

똑똑한 의사 결정 3단계

영어 속담에는 “Go slow to go fast”라는 말이 있습니다. 빠르게 가기 위해 속도를 낮추라는 말이지요. 효율적인 의사 결정을 위해서는 의사 결정 전 속도를 낮추고 의사 결정에 큰 영향을 주는 굵직한 질문들을 꼼꼼하게 검토하는 작업이 필요합니다. 효율적 의사결정을 위해 이 글에서 나누어 드린 의사 결정 사전 준비 3단계를 꼭 기억해 보세요.

의사 결정 사전 준비 3단계 (출처: 글로리아 송 / 제작: 원티드)

위 세 가지 단계가 여러분의 효율적인 의사 결정을 도와주는 징검다리가 되어줄 것입니다.

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<아티클 요약>

어떻게 명확한 의사 결정 과정을 진행하고, 결정된 사안을 투명하게 소통할 수 있을까요? 그 해답은 바로 의사 결정 회의 전, 어떠한 준비를 하느냐에 달려있습니다.
최종 결정자가 포함되지 않은 의사 결정은 또 다른 ‘제안’이지 완결된 결정이 아닙니다. 더 효율적인 의사 결정을 하기 위해서는 구체적인 제안이 필요합니다.
효율적인 의사 결정을 위해서는 의사 결정 전 속도를 낮추고 의사 결정에 큰 영향을 주는 굵직한 질문들을 꼼꼼하게 검토하는 작업이 필요합니다.

글 | 글로리아 송
Co-Change Lab의 대표이자, 국제 코치 연맹에 자격증을 가진 비즈니스 코치이며, 조직개발 컨설턴트로 활동하고 있다. 싱가포르와 캐나다에서, 마이크로소프트, 오토데스크 등 글로벌 테크 기업의 인사부, 고객 성공부, 영업 지원부에서 글로벌한 경력을 쌓았으며, 현재는 더 다양한 기업과 개인들이 그들의 가능성을 극대화하고 즐겁게 일할 수 있는 일터를 만들기 위해 기업들의 조직 문화 혁신을 돕고 있다. 링크드인

발행일 2023.03.20

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